3 veel voorkomende fouten in een workflow

De workflow-tool in HubSpot automatiseert je verkoop- en marketing stappen en je interne processen. Hierdoor kan je: e-mails versturen, deals maken voor contacten, inkomende leads toewijzen aan een contactpersoon en nog veel meer, terwijl jij je bezig houdt met andere dingen. Mits je workflows goed werken natuurlijk...

Een niet goed functionerende workflow kan vastlopen of zelfs de verkeerde informatie versturen. We zetten 3 veel gemaakte fouten voor je op een rijtje.

Fout # 1: Dubbele of overlappende workflows

“Waarom is mijn contact onjuist bijgewerkt?” Deze veel voorkomende workflow vraag is vaak het resultaat van twee of meerdere workflows die tegen elkaar werken. Dit komt vooral voor bij nieuwe contactpersonen die direct in meerdere workflows terecht komen. Terwijl de ene workflow een kenmerk aanmaakt, probeert een andere deze juist te wissen en eindig je met verwarrende contactgegevens.

Neem regelmatig je workflows door om te zien welke eigenschappen waar worden gebruikt. Dit kan je doen onder Instellingen > Eigenschappen. Selecteer een eigenschap (bijvoorbeeld van prospect naar lead) om te zien in welke workflows deze wordt gebruikt.

Ook kan je de workflows verdelen in mappen. Zo zie je bij het aanmaken van een nieuwe workflow gelijk of iets soortgelijks al bestaat.

Fout # 2: Re-enrollment van contacten

Bij het live zetten van een workflow wordt er gevraagd of je de mensen die al aan je eisen voldoen opnieuw in de workflow mee wilt nemen. De zogenaamde re-enrollment.

Dit houdt in dat dezelfde mensen voor de 2e keer door dezelfde workflow gaan (en geloof me dat kan een behoorlijk groot probleem worden). Daarom is het bij het maken of updaten van een workflow belangrijk om hier goed over na te denken. Is de nieuwe stap een reden om iedereen opnieuw mee te nemen? Of pas je deze alleen toe op de inschrijvingen vanaf dat moment?

Voorbeeld
Op je website staat al een tijd een formulier waarmee je bezoekers een gratis e-book kunnen downloaden. Je besluit om hier een extra automatische e-mail aan te koppelen. Deze e-mail wordt een week na de download verstuurd om de lezer te vragen naar zijn mening van het boek. Wil je deze mail alleen naar de nieuwe downloaders sturen? Of ook naar de oude downloaders met het risico ze al eerder zijn opgevolgd of zich de download niet meer kunnen herinneren?

Fout # 3: Vertragingen vergeten

Ondanks dat we alle stappen meteen in de workflow klaarzetten, is een vertraging essentieel voor een succesvolle workflow. Zonder een vertraging loopt HubSpot alle stappen meteen na elkaar door en krijgt de lead/klant geen kans om bijvoorbeeld een email te openen (laat staan te lezen).

Als een workflow is ingesteld om een ​​reeks marketing emails te verzenden, gebaseerd op de open of klik van de ontvanger, wil je de ontvanger minimaal 2 dagen de tijd geven om dit ook te doen. Veel mensen openen hun werkmail niet in het weekeinde of werken parttime. Hetzelfde geldt voor notificaties in een andere vorm zoals sms- of Slack-berichten.

Ook bij een event kan een vertraging een belangrijke rol spelen. Zo kan je op het juiste moment het aantal aanmeldingen meten of een herinnering sturen.

Voorbeeld
Door de vertraging in het voorbeeld wacht HubSpot 3 dagen met het sturen van een 2e opvolgmail. De opvolgmail is hier anders voor de groep die de eerste mail wel en de groep die de eerste mail niet heeft geopend.

Benieuwd naar de mogelijkheden voor jouw bedrijf? Of ben je al bezig met workflows, maar kan je wel wat hulp gebruiken? Je kan ons altijd bellen en mailen of plan direct een afspraak in via deze link.