AVG proof worden met marketing

Het is alweer iets meer dan 3 jaar geleden dat de nieuwe AVG wet geïntroduceerd werd in Europa. Vooraf werden allerlei horror scenario's geschetst en werden strenge maatregelen afgekondigd voor bedrijven die niet voldeden aan de eisen. Nu, 3 jaar verder, is het stof neergedaald en kunnen we concreet zeggen wat de AVG wet voor invloed heeft op marketing activiteiten. Kortom: hoe word je anno 2021 AVG proof met je marketing?  

Welke regels zijn er?

De privacywet Algemene Verordening Gegevensbescherming (in het kort AVG) bevat de verplichtingen die bedrijven hebben bij het verwerken van persoonsgegevens. Kort gezegd hebben gebruikers (zoals website bezoekers en klanten) meer inspraak en rechten op het gebied van hun persoonlijke gegevens. Een greep uit de regels:

• Klanten mogen inzage vragen in data die je hebt opgeslagen; 
• Toestemming tot verwerking van data kan op elk moment ingetrokken worden; 
• Directe marketing (zoals e-mails) mag alleen met explicite toestemming

Marketing en de AVG wet

In eerste instantie werd gedacht dat marketing praktisch onmogelijk zou worden met de ingang van deze wetgeving. Niks is minder waar gelukkig, zolang je weet waar je aan moet denken! Een aantal zaken is belangrijk:

• Het is niet toegestaan om "zomaar" iemand een e-mail te sturen of telefonisch te benaderen. Er moet dus altijd een geldige reden zijn om iemand marketing gerelateerde zaken toe te sturen. Geldige redenen zijn bijvoorbeeld klanten die je mailt met een soortgelijke aanbieding of mensen die zich vrijwillig hebben aangemeld voor je nieuwsbrief.
• Binnen bepaalde markten (zoals overheden, publieke organisaties of organisaties die bijzondere gegevens verzamelen) is het verplicht om een functionaris AVG te hebben. 
• Privacy by design is belangrijk op websites waar je persoonsgegevens bewaart. Dit houdt in dat je niet vooraf ingevulde vinkjes mag plaatsen bij formulieren en dat de privacy by default goed ingesteld moet zijn, totdat iemand daar vrijwillig toestemming voor geeft. Dat betekent dus dat cookies plaatsen, tenzij iemand aangeeft dit niet te willen, niet meer mag!
• Een register van de persoonsgegevens is voor bijna alle organisaties verplicht. Hiervoor is je CRM natuurlijk ideaal! Hierin bewaar je gegevens van bijvoorbeeld je klanten, prospects en leveranciers. Het is belangrijk dat klanten hun gegevens te allen tijden kunnen inzien en dat je het recht op vergetelheid in acht neemt. Als iemand hierom vraagt, ben je als organisatie verplicht de gegevens te verwijderen. 
• Uiteraard is een duidelijke privacyverklaring op je website ook essentieel. Hierin staan alle rechten van je klanten in beschreven en dit moet makkelijk toegankelijk zijn voor hen. 

AVG regels in HubSpot

In HubSpot zitten sinds een jaar of 3 ook veel functionaliteiten die het makkelijk maken je aan de AVG wetgeving te houden. Allereerst is het tegenwoordig heel makkelijk om een checkbox voor toestemming van de klant toe te voegen aan formulieren.

Hiermee kun je eenvoudig toestemming vragen voor het verzenden van marketing gerelateerde e-mails bijvoorbeeld. Ook is het goed om zo'n vinkje te plaatsen als mensen iets bestellen / downloaden: zo zorg je ervoor dat je altijd op een correcte manier om gegevens vraagt en hier gebruik van maakt. 

Daarnaast kun je in de instellingen van je HubSpot account (als een soort fail safe) ervoor zorgen dat er pas marketing mails verstuurd worden op het moment dat iemand daar expliciet toestemming voor heeft gegeven. 

Dit doe je via Settings > Accounts Defaults en dan het onderstaande vinkje aanzetten:

HubSpot houdt ook rekening met het recht op vergetelheid van je klanten. Zo is het uiteraard mogelijk om een contact te verwijderen uit de database. Daarnaast is het tegenwoordig ook nog mogelijk om daarbij aan te geven of je dit doet omdat iemand daar expliciet om heeft gevraagd. Op die manier kan je iemand ook niet weer ongevraagd toevoegen aan je CRM en voldoe je goed aan de wetgeving. In onderstaand screenshot zie je hoe dit eruit ziet:

Niet nieuw, wel handig: HubSpot marketing mails bevatten altijd een unsubscribe link, waarmee mensen zich te allen tijde kunnen uitschrijven van marketing mailings. Ook kun je via de settings van je HubSpot portal ook een goede cookie banner maken voor je website, zodat je ook daar duidelijk toestemming vraagt voor het verwerken van persoonsgegevens. 

Al met al een hele lijst met regels en manieren om daaraan te voldoen! Zie je door de bomen het bos niet meer of wil je graag dat we even meekijken? Neem dan via onderstaande button contact met ons op en plan gratis een call in!