CRM opschonen: 5 zaken die je moet weten

Je kent het wellicht: problemen bij het versturen van grote e-mails, dubbele contactgegevens in je CRM, of informatie over je contacten die je zelden tot nooit nodig hebt. Precies daarom raden wij altijd aan om eens per half jaar grondig te kijken naar je CRM. Zijn contacten up-to-date? Lezen klanten je e-mails nog wel? En zijn er foute gegevens die hersteld kunnen worden? Kortom: wanneer je je bezig houdt met inbound marketing, is een schoon CRM cruciaal. In deze blog bespreken we 5 punten die je moet weten bij het opschonen van je CRM.

1. Wees consequent

Het lijkt een detail, maar het kan veel winsten opleveren. Consequent gebruik van hoofdletters en één heldere lijn in de manier waarop je telefoonnummers of adressen noteert: het zijn handige tips die jouw bedrijf veel tijd en frustratie zullen besparen.

Wat zijn mogelijke gevolgen? Gepersonaliseerde e-mails zonder hoofdletters in de naam kunnen voor frustraties zorgen. En wat te denken van accountmanagers die met onjuiste contactgegevens moeten werken omdat ze niet goed ingevoerd zijn? De oplossing is simpel: wees consequent!

2. Let op speciale karakters

Na het exporteren van data uit externe software kunnen ongewenste karakters voor problemen zorgen. Enkele voorbeelden: Ã, ¢, â, ê. Deze tekens ontstaan doorgaans niet uit menselijk handelen, maar bij het grootschalig exporteren en importeren van gegevens, bijvoorbeeld bij een overgang van je oude CRM systeem naar HubSpot.

Insycle is een uitstekende tool die je kunt gebruiken om aan de slag te gaan met het opschonen deze gegevens. De voordelen zijn uiteenlopend: van betere personalisatie in je e-mails tot drastische verbeteringen in je e-mail open rates doordat e-mails beter aankomen!

3. Standaardisatie is de norm

Heb jij te maken met enorme datasets? En zijn veel eigenschappen van jouw klanten (properties) terug te brengen naar een vast aantal opties? Zorg dan dat contacten in formulieren iets te kiezen hebben in formulieren. Hoe meer open velden je creëert, hoe lastiger het wordt om je CRM goed te onderhouden en in te zetten voor gerichte targeting.

Je kunt met terugwerkende kracht veel properties standaardiseren. Denk aan functieniveau (bijv ‘management’ of ‘operationeel’), bedrijfstak (‘cosmetica’ of ‘software’) en bedrijfsgrootte (1-10, 10-50 en 50-100, etc).

4. Durf overbodige data te verwijderen

‘Misschien hebben we die gegevens ooit nog nodig’ is misschien een uitspraak die je herkent in jouw organisatie. Maar vaak valt dat in praktijk tegen. Ongeïnteresseerde contacten worden niet zomaar in je producten geïnteresseerd. En een e-mailadres dat niet meer bestaat, zal nooit meer met succes een email van je ontvangen.

Databases verdubbelen iedere 12 tot 18 maanden in grootte. Voldoende reden dus om te zorgen dat je eens in de 6 maanden grondig naar je gegevens kijkt. Je database onderhouden brengt immers kosten met zich mee, omdat je meer begint te betalen zodra je database zich met grote sprongen uitbreidt. Opschonen levert dus geld op!

5. Voeg gegevens samen

Verschillende sales reps die in het CRM werken, klanten die voor een ander bedrijf gaan werken of bedrijven die van naam wisselen; het zijn alle drie redenen die ervoor kunnen zorgen dat contactgegevens en bedrijfsgegevens dubbel in je database staan. Gelukkig heeft HubSpot de functionaliteit om duplicaten te filteren en samen te voegen (of, indien nodig, te verwijderen). Let hier dus op bij het opschonen van je database.

Met deze 5 tips ben jij klaar om je CRM grondig aan te pakken. Wil je weten wat wij voor jou kunnen betekenen en hoe je HubSpot’s CRM verder kunt inzetten binnen een succesvolle inbound marketing strategie?