Custom objects in HubSpot: Wat zijn dat? Hoe helpen ze jouw business?

CRM-systemen vormen, wanneer ze correct worden geïmplementeerd, een kernpunt binnen je organisatie. Een centrale plek met nauwkeurige gegevens om je bedrijf te runnen. Idealiter gebruik je een CRM-systeem dat flexibel genoeg is om aan jouw behoeften te voldoen. Het systeem past zich aan JOU aan, niet andersom. HubSpot herkent dit door zijn uitgebreide functionaliteiten. De meeste organisaties kunnen snel van start gaan en cruciale informatie in het CRM opslaan, ongeacht de sector en specifieke behoeften. Echter, niet alle organisaties hebben dezelfde soorten gegevens nodig om weloverwogen zakelijke beslissingen te nemen.

Daarom wil je een CRM dat flexibel genoeg is om gegevens op te slaan en te gebruiken die niet noodzakelijk passen binnen een van de standaard datastructuren die je in de meeste CRM-systemen ziet. De meeste systemen dekken de basisbehoeften. We kunnen contactpersonen, bedrijven/accounts, deals/kansen opslaan, en misschien enkele tickets voor de supportafdeling die ook met het CRM moet werken, en dan zijn we klaar, toch? FOUT!

Er zijn talloze situaties waarin je over een zeer specifieke set gegevens beschikt die niet echt binnen een van de standaardstructuren past. Die gegevens zijn echter cruciaal om in het CRM-systeem te hebben, in te zien en te gebruiken. Hoe kunnen we dit oplossen?

HubSpot biedt hier een oplossing voor met de introductie van custom objects. Met deze functionaliteit kunnen organisaties hun CRM-ervaring aanpassen aan hun unieke datastructuren en bedrijfsprocessen.

Wat zijn Custom Objects?

Custom objects in HubSpot zijn een functie waarmee gebruikers gegevensstructuren kunnen creëren en beheren die niet vooraf gedefinieerd zijn in het HubSpot-platform. Terwijl HubSpot standaard objecten zoals Contacten, Bedrijven, Deals en Tickets aanbiedt, stellen custom objects bedrijven in staat om hun eigen entiteiten te definiëren die voldoen aan hun specifieke behoeften.

Het standaard Datamodel in HubSpot

Het standaard datamodel in HubSpot bestaat uit verschillende standaardobjecten. Hieronder staan de meest bekende en meest gebruikte objecten, ongeacht sector of bedrijfstak:

1. Contacten: Personen die interacteren of een relatie hebben met/tot jouw organisatie.
2. Bedrijven: Organisaties waartoe je contacten behoren.
3. Deals: Verkoopkansen gerelateerd aan deze contacten en bedrijven.
4. Tickets: Klantenserviceverzoeken of -problemen.

Deze objecten hebben ingebouwde eigenschappen (velden) en relaties waarmee jouw organisatie die interacties naadloos kan beheren. Veel organisaties hebben echter unieke vereisten die niet worden gedekt of passen in deze standaardobjecten. Hier komen custom objects om de hoek kijken.

Hoe werken Custom Objects?

Custom objects zijn volledig aanpasbaar, waardoor bedrijven eigenschappen, relaties en gedragingen kunnen definiëren die passen bij hun specifieke behoeften. Zo passen ze binnen het bestaande datamodel van HubSpot met de standaard objecten:

1. Eigenschappen: Gebruikers kunnen aangepaste velden aanmaken om gegevens vast te leggen die specifiek zijn voor hun bedrijf, zoals bijvoorbeeld productdetails of evenement registraties.
   
2. Relaties: Custom objects kunnen relaties hebben met standaardobjecten en andere custom objects, waardoor complexe datamodellering mogelijk wordt. Een custom object kan bijvoorbeeld worden gekoppeld aan meerdere contacten, deals of bedrijven, wat het datalandschap verrijkt en jouw organisatie altijd de juiste context ziet waar nodig binnen het CRM.

3. APIs en integraties: Custom objects zijn toegankelijk en aan te passen via de API's van HubSpot, zodat integraties met externe systemen of maatwerk applicaties mogelijk zijn.

4. User Interface: Custom objects hebben dedicated pagina's in HubSpot, waardoor gebruikers deze objecten kunnen bekijken, beheren en analyseren, vergelijkbaar met de standaardobjecten.

Use Cases voor Custom Objects

Custom objects kunnen enorm nuttig zijn voor verschillende sectoren en bedrijfsmodellen. Hier volgen enkele toepassingen:

1. Abonnementen / licenties
Voor bedrijven die abonnementen aanbieden, kan het noodzakelijk zijn om verschillende abonnementsplannen of licentie informatie en gebruiksgegevens van klanten bij te houden.

Maak een custom object voor "Abonnementen" met eigenschappen zoals type abonnement, datum van verlenging en betalingsstatus. Dit object kan worden gekoppeld aan Contacten om bij te houden welke klanten welke abonnementen hebben en om verlengingen effectief te beheren.

2. Event Management
Bedrijven die evenementen organiseren, moeten vaak deelnemers, sprekers en sponsors beheren.

Creëer een custom object genaamd "Evenementen" om details van elk evenement vast te leggen, zoals datum, locatie en agenda. Het object Evenementen kan worden gekoppeld aan Contacten (deelnemers), Bedrijven (sponsors) en zelfs Deals (ticketverkoop).

3. Partnerships en Affiliates
Bedrijven die samenwerken met partners of affiliates hebben een manier nodig om deze relaties te beheren.

Gebruik een custom object voor "Partnerschappen" met details zoals type partner, commissietarieven en contractvoorwaarden. Dit object kan gerelateerd zijn aan Bedrijven en Contacten om een helder beeld te houden van de dynamiek van het partnerschap.

4. Vastgoed objecten
Zoom je in op verschillende sectoren kun je de custom objects nog specifieker maken. Denk bijvoorbeeld aan de vastgoedsector: Vastgoedbedrijven moeten vastgoed objecten voor verkoop of verhuur bijhouden, samen met bijbehorende details.

Ontwikkel een custom object voor "Vastgoed objecten" (niet te verwarren met HubSpot-properties 😉) met velden voor adres, prijs, status van de aanbieding en oppervlakte. Dit kan worden gekoppeld aan Contacten (potentiële kopers) en Deals (aanbiedingen of contracten).

Je creëert hiermee een totaal overzicht binnen je CRM: zowel klant- als vastgoedinformatie in een centraal systeem!

Voordelen van Custom Objects

Op maat gemaakte Gegevensbeheer: Custom objects maken nauwkeurige tracking mogelijk van informatie die essentieel is voor specifieke bedrijfsprocessen.
Uitgebreide Rapportage: Door custom objects te koppelen aan standaardobjecten kunnen bedrijven meer inzichtgevende rapporten en analyses genereren.
Verbeterde Efficiëntie: Automatisering en workflows kunnen gebruikmaken van custom objects om processen te stroomlijnen, zoals het versturen van e-mails op basis van abonnementen of evenementregistraties, of andere gegevens die in het custom object zijn opgeslagen.
Gebruikerservaring: Custom objects bieden een herkenbare ervaring door relevante gegevens gestructureerd te presenteren, met dezelfde aanpak die je kent (en hopelijk waardeert) van de standaardobjecten.

Conclusie

De custom objects-functie van HubSpot is een krachtig hulpmiddel voor bedrijven die hun CRM willen afstemmen op hun unieke bedrijfsvoering. Door aangepaste datastructuren te creëren die passen bij specifieke bedrijfsprocessen, kunnen organisaties hun gegevensbeheer verbeteren, de efficiëntie verhogen en uiteindelijk een betere klantenbinding bereiken.

Of je nu abonnementen, evenementen, producten of partnerschappen beheert, custom objects bieden de flexibiliteit die nodig is om te groeien en aan te passen in een snel veranderende bedrijfsomgeving. Door deze mogelijkheid te omarmen, kun je het volledige potentieel van je HubSpot CRM benutten en ervoor zorgen dat je uitgerust bent om te voldoen aan de specifieke behoeften van je organisatie, nu en in de toekomst.