Handige functies die je niet mag vergeten in Operations Hub

HubSpot heeft een tijdje geleden Operations Hub gelanceerd om bedrijven tegemoet te komen in het beheren van data. Super tof, want hierdoor kun je gemakkelijker als bedrijf groeien met het HubSpot CRM. Heb jij al gekeken wat Operations Hub te bieden heeft?

Als je al een beetje bekend bent met Operations Hub weet je ongeveer wat het inhoudt. Mocht dit nog niet het geval zijn, lees dan zeker deze blog.

Custom code workflow

Met Operations Hub heb je de mogelijkheid om een custom code toe te voegen aan jouw workflow. Voorbeelden van custom code workflows kun je hieronder vinden:

1. Het valideren van een e-mailadres met behulp van een e-mail validatie service

Stel je voor dat een contactpersoon wordt aangemaakt in HubSpot door een andere HubSpot gebruiker of wanneer iemand zelf een formulier invult. Hoe handig zou het zijn als je het opgegeven e-mailadres kan valideren voordat je een marketing e-mail naar deze persoon stuur. Met een custom code in een workflow kun je dit dus doen.

Denk er wel aan dat je een e-mail validatie service nodig hebt voor deze optie. Er zijn verschillende services op de markt maar het ligt per service welke het beste bij jou past.

2. Beheer een klant referral programma

Op het moment kan je met HubSpot veel op het gebied van klantenservice in Service Hub. Door middel van Operations Hub is het ook mogelijk om een referral programma op te zetten en sterk in de markt te brengen. Ook dit kun je alleen doen met een custom code in een workflow.

Ik kan niet coderen, is Operations Hub dan wel handig?

Geen zorgen, een custom code klinkt lastiger dan het uiteindelijk is. Je bent snel op weg geholpen met een HubSpot Partner of developer, vervolgens kun je de rest zelf eenvoudig inrichten in HubSpot. Bovendien kun je met Operations Hub ook veel gedaan krijgen zonder zelf te coderen.

Zo heeft HubSpot een aantal kant en klare codes die je zo in de workflow kan plakken. Als je juist nieuwsgierig bent geworden wat er nog meer mogelijk is met programmeerbare automatisering, voel je dan vrij om contact met ons op te nemen.

Het opschonen van data

Hoe opgeruimder HubSpot is, des te beter met het systeem gewerkt kan worden. Zo zullen rapporten veel meer accuraat zijn, kun je zeker zijn dat contacten goed in het systeem staan en loopt het volledige proces soepel.

Met Operations Hub kan je data cleaning geautomatiseerd laten uitvoeren door bijvoorbeeld de volgende workflows op te bouwen:

• Toevoegen van hoofdletters

Het is slordig als je een e-mail verstuurt en de ontvanger zijn of haar naam is niet correct geschreven. Hierdoor is het van belang om alle data met een hoofdletter te laten beginnen. Zo kun je zonder zorgen een geautomatiseerde mail met personalisation tokens sturen. 

Met de functie format data in een workflow kun je gemakkelijk alle data aanpassen.

• Veranderen van alle telefoonnummers naar een internationaal format

Met een nieuwe update van HubSpot is het al mogelijk om een telefoonnummer naar een internationaal format te veranderen. Dit doe je gemakkelijk door bij de desbetreffende contact het telefoonnummer aan te passen. Vervolgens klik je op number formatting om het internationale format tevoorschijn te krijgen. 

Wanneer je alle data wilt formatteren naar een internationaal format heb je Operations Hub nodig. Ook dit doe je door de nieuwe format data functie binnen een workflow. Je kan dan zelf aangeven welk format de telefoonnummers moeten krijgen.

• Het aanpassen van volledige naam

Als er in een formulier wordt gevraagd naar een volledige naam of wanneer contacten worden geïmporteerd met alleen een volledige naam, loop je tegen problemen aan met gepersonaliseerde e-mails.

In plaats van deze namen handmatig te moeten splitsen, wat veel werk kost, kun je met een workflow een aangepaste code maken. Deze custom code zorgt er in dit geval voor dat HubSpot automatisch first name en last name invult op basis van de volledige naam. En het is nog nauwkeurig ook!

• Dubbele contacten

Het kan wel eens voorkomen dat contacten dubbel in HubSpot staan. Dit kan komen door een formulier die niet goed is ingevuld of een ander e-mail adres. In ieder geval erg vervelend. Met een workflow kun je deze dubbele contacten opsporen en samenvoegen tot één enkel contact. Dit doe je met een custom code die je kan invullen in een workflow.

Datasets

Hoe groter een bedrijf wordt, hoe meer gegevens er binnenkomen. Meer objecten, meer velden, meer statistieken. Kortom, het wordt moeilijker om een zinvol rapport aan te maken. 

Met datasets kunnen OPS teams nu gegevens samenvoegen in schone en herbruikbare tabellen die vervolgens kunnen worden gebruikt om rapporten in HubSpot aan te maken. Dit bespaart niet alleen veel tijd, maar geeft ook meer controle over de gegevens die worden ingevoerd. De overzichten die hierna gecreëerd kunnen worden zijn eenvoudigere en vooral duidelijker.

Hoe ziet dit eruit binnen HubSpot?

Als je naar de afbeelding hieronder kijkt zie je aan de linkerkant hoe een dataset die niet aangepast is eruit ziet. Dit is vrij onduidelijk en zorgt dat jouw collega's lastig een rapport hiermee kunnen bouwen. Rechts is juist meer gericht op duidelijkheid door relevante properties, een overzichtelijke naam en meer context. 

Een ander onderdeel binnen datasets is dat formules direct in een rapport kunnen worden berekend. Hiervoor hoef je geen extra velden aan te maken in HubSpot om dit te gebruiken in een rapport. Met deze functie kun je datum verschillen berekenen, verkoopcyclus snelheid en verkoopcommissies. Om een dataset aan te maken ga je naar reports > datasets > create dataset. Let op: Dit is alleen mogelijk met een Operations Hub licentie.

Zin om helemaal te duiken in Operations Hub? Neem dan contact met ons op zodat wij je verder kunnen helpen.