Hoe werkt het Hubspot CRM?

Als inbound marketing bureau hebben wij veel mail- en belverkeer wat we allemaal opslaan in een Customer Relationship Management (CRM). Maar het belang van een CRM werd mij helemaal duidelijk toen ik werd gebeld door mijn energieleverancier.

‘We hebben nu een fantastische deal voor u!’ Klonk het enthousiast aan de andere kant van de lijn. Het enige wat ik moest doen was klant worden. Maar klant, dat was ik al. De verkoopster legde uit dat het dan niet door kon gaan. De deal was echt alleen voor nieuwe klanten.

Dus vrij snel daarna ging ik opzoek naar een andere leverancier en zei het contract op. Bij een ander was ik goedkoper uit. Iets wat ik niet had gedaan als zij mij die dag niet had gebeld.

Ik weet natuurlijk niet of deze fout vaker wordt gemaakt. Wel weet ik dat het met een goed CRM niet was gebeurd.

Wat is een CRM?

CRM staat voor customer relationship management. Zoals de naam dat al zegt gebruik je CRM software voor het onderhouden van de relatie met je klanten (en contacten). Hierin houd je precies bij welke informatie je van wie hebt. Eén centrale plaats waar alle informatie zich bevindt.

Met één centrale plek om alle details van je contacten te bewaren, heeft iedereen in je team inzicht in de status van elke klantrelatie. Zo worden potentiële klanten nooit verkeerd opgevolgd en weet de klantenservice altijd wie contact opneemt en welk product ze hebben of dienst ze afnemen.

Gebruik het HubSpot CRM in 4 stappen

Het HubSpot CRM heeft veel verschillende toepassingen. In deze 4 stappen leg ik je de basis uit. Weet je al hoe het CRM werkt maar ben je op zoek naar gevorderde toepassingen? Lees dan de blog over 5 CRM hacks.

1. Contacten aanmaken en importeren

De basis voor een CRM zijn natuurlijk de contacten. HubSpot heeft verschillende manieren om mensen aan je database toe te voegen. De twee meest voor de hand liggende zijn: zelf aanmaken en importeren.

De standaard informatie die nodig is bij elke nieuw contact is naam en e-mailadres. Zonder deze gegevens is het dan ook onmogelijk om contact op te nemen. Als deze zijn ingevuld kun je helemaal los met het toevoegen van andere informatie. Als een veld er niet standaard bij staat maak je die eenvoudig zelf aan.

Bij het importeren van contacten zorg je dat de naam en e-mail altijd in het bestand staat wat je gebruikt. Andere gegevens kun je tijdens het importeren meenemen of later nog toevoegen.

2. Contact lijsten maken

Nadat je je contacten aan het CRM hebt toegevoegd, kun je lijsten maken. Lijsten zijn niets anders dan een groep contacten die je samenvoegt om zo eenvoudig te gebruiken. Bijvoorbeeld een lijst met alle nieuwsbrief ontvangers. Bij het versturen van je nieuwsbrief gebruik je deze lijst als standaard ontvanger.

HubSpot maakt onderscheid in twee soorten lijsten: statisch en actief. Een statische lijst is een vaste groep contacten die van te voren zijn gekozen, bijvoorbeeld: Nederlandstalige contacten. De contacten komen in de lijst omdat ze Nederlands spreken en blijven in de lijst staan zolang ze er niet handmatig worden uitgehaald.

Een actieve lijst is dynamisch. Zoals de lijst voor de nieuwsbrief ontvangers. Wanneer iemand zich in- of uitschrijft voor de nieuwsbrief past de actieve lijst dit automatisch aan. Zo stuur je nooit de mail naar mensen die dat niet meer willen.

Met de lijsten kun je meer dan alleen mails versturen. Eén van mijn favoriete lijsten is: nieuwe contacten per maand. Zo kan ik precies bijhouden hoeveel en wat voor leads er zijn binnen gekomen de afgelopen maand.

3. Alle inboxen koppelen

Mails, chats en social media kanalen, veel bedrijven krijgen via verschillende kanalen berichten binnen van (potentiële) klanten. Dit kan betekenen dat er nog wel eens een berichtje over het hoofd gezien wordt.

Dit kun je voorkomen door al je inkomende berichten te koppelen aan HubSpot. Alle berichten komen dan op dezelfde plek terecht waar je ze kan lezen en beantwoorden. Om het overzicht te bewaren gebruik je de volgende filters:

Status: Wanneer je een bericht hebt beantwoord, sluit je deze. Het bericht staat dan niet meer in je inbox, maar is nog wel bewaard. Wil je een gesloten bericht toch terug lezen? Dan gebruik je de filter status om te gesloten berichten weer te geven.

Als een contact reageert op een gesloten bericht, wordt deze automatisch weer op open gezet. Zo staan de ongelezen berichten altijd in je inbox.

Chanel: Sorteer gesprekken op basis de bron: e-mail, live chat of messenger-gesprek.

Assignee: De inbox kan door alle teamleden worden gebruikt. Om duidelijk te maken wie welk bericht afhandelt kun je een persoon aan een gesprek toewijzen. Dit filter is dus handig als je alleen je eigen berichten wil weergeven.

Date: Filter gesprekken die binnen een bepaald tijd of op een specifieke datum hebben plaatsgevonden.

4. Advertentie accounts koppelen

Net als je inboxen, kun je ook je advertentie accounts koppelen aan HubSpot. Hiermee kun je in het CRM precies zien of een contact interactie had met jouw advertentie.

Stel dat iemand Google gebruikte om te zoeken op een dienst en toen op jouw advertentie uitkwam. Als die persoon zijn gegevens achterlaat en dus in HubSpot komt te staan, staat de bron (Google Ads) met zoekterm bij het nieuwe contact. Dit maakt het super eenvoudig om te bepalen hoeveel je advertenties (op lange termijn) opleveren.

Ook kun je hier weer lijsten gebruiken. Zelf maak ik graag gebruik van lijsten voor social media campagnes. Zo kan ik precies bijhouden welke (nieuwe) contacten een whitepaper downloaden op LinkedIn of een product aankoop deden via Facebook.

Voordelen van het HubSpot CRM

Nu je een idee hebt van hoe het CRM werkt, vraag je je misschien nog wel af: ‘waarom HubSpot?’. HubSpot heeft een aantal grote voordelen ten opzichte van andere systemen.

Manage je pipeline

Altijd een visueel overzicht van je huidige sales pipeline. Sorteer deals op naam, eigenaar, bedrag of fase met aangepaste filters voor bruikbare informatie in een fractie van de tijd.

Automatisch loggen van sales activiteiten

Of je het contact mailt, belt of een Facebook bericht stuurt, HubSpot CRM houdt alle interacties automatisch bij. Synchroniseer Gmail of Outlook met HubSpot Sales en leg elke oproep, e-mail of vergadering vast terwijl deze plaatsvindt.

Alles over een contact op een plek

Alle informatie die je over een contact hebt, wordt opgeslagen op dezelfde plek. Dit gaat verder dan functietitel en email. Elke interactie met een lead wordt opgeslagen in een tijdlijn, inclusief oproepen, e-mails, vergaderingen en notities.

Gratis te gebruiken

Het HubSpot CRM is helemaal gratis te gebruiken tot 1.000.000 contacten en dat beloofd HubSpot ook zo te houden. Je zit niet vast aan Hubspot, hoeft geen andere diensten af te nemen of een training te volgen. Het is zo simpel als een account aanmaken en gaan.

Wat ook gratis is, is een persoonlijke call met Ron! Dus ben je benieuwd naar HubSpot maar heb je nog vragen of wil je persoonlijk advies? Plan een call!