Migreren van Pipedrive naar HubSpot; zo doe je dat!

Het komt vaak voor dat bedrijven verschillende tools en systemen gebruiken voor verschillende afdelingen of teams. Hierdoor kan gemakkelijk data verloren raken, ontbreken of onjuist doorgegeven worden. HubSpot integreert met veel systemen, maar je kunt data uit bestaande systemen ook eenvoudig migreren naar de CRM software van HubSpot. In deze blog leg ik jou uit hoe je data uit PIpedrive eenvoudig kunt migreren naar HubSpot.

Pipedrive is een CRM (customer relationship management) dat je veel tegenkomt bij kleine en middelgrote bedrijven. Het biedt diverse functies aan, zoals het bijhouden van de salespipeline en beheren van leads. Ten opzichte van HubSpot mist het wel een aantal kerncomponenten, zoals eenvoudige integratie met diverse tools en systemen of koppelingen met een eigen ticketsysteem of CMS. Dat is wat HubSpot onderscheidend maakt ten opzichte van andere CRM software systemen.

Om die reden zien we vaak dat bedrijven hun gegevens van Pipedrive overzetten naar HubSpot. En dat wil je goed doen. Niet alleen wil je dat data volledig wordt gemigreerd, ook wil je salesactiviteiten als e-mails en notities correct meenemen in de migratie zodat jouw salesteam direct handig in HubSpot aan de slag kan.

Voor een juiste, volledige migratie van Pipedrive naar HubSpot raden wij het gebruik van Trujay aan. Deze tool biedt de mogelijkheid om de twee tools met elkaar te verbinden en alle data (na het doorvoeren van diverse testmigraties) in zijn geheel te migeren; en dat binnen enkele uren!

Met een platform als Trujay wijs je velden uit Pipedrive één voor één toe aan velden uit HubSpot. Het eerste deel wordt voor je gedaan, jij doet de rest. Dat proces wordt ook wel field mapping genoemd. Indien waarden afwijken tussen Pipedrive en HubSpot, kun je ook de waarden van eigenschappen mappen, zodat je zeker weet dat (bijvoorbeeld) je salespipeline correct wordt gemigreerd en velden juist worden toegewezen.

Bij het proces van migreren van Pipedrive naar HubSpot raden wij drie stappen aan: voorbereiding, migratie en nazorg. 

Voorbereiden van de integratie

Aangezien de juiste planning en voorbereiding de sleutel is tot een succesvolle migratie, raden wij aan om het volgende te doen:

Neem tijd om te ontdekken hoe de data is opgebouwd, waar het zich bevindt en welke data extra aandacht nodig heeft. Beslis daarna welke data gemigreerd moet worden naar HubSpot en wat achter kan blijven in Pipedrive.

2. Beveilig de informatie

Het is noodzakelijk om een back-up te maken van de huidige data. Ook na de migratie wordt het aangeraden om deze back-up tijdelijk te bewaren. Dit zal de kans op gegevensverlies minimaliseren.

3. Informeer jouw collega's over de migratie

Zorg ervoor dat iedereen op de werkvloer op de hoogte is van de verandering en voorzie van tevoren al in de juiste training en uitleg over HubSpot. Hiermee voorkom je dat jouw collega's hun gegevens kwijtraken en zorg je dat ze direct aan de slag kunnen met HubSpot.

Het migreren stap voor stap

Voor onze migraties gebruiken wij vaak Trujay omdat dit een makkelijke tool is voor het overzetten van data. Hoe zorg je met de hulp van Trujay dat alle data van Pipedrive naar HubSpot wordt gezet?

1. Ga binnen Trujay naar de migration wizard en start een gratis sample. Een gratis sample betekent dat 10% van de data (willekeurig) wordt over gezet naar HubSpot om je een beeld te geven van hoe de gegevens er in HubSpot uit komen te zien.

Ook kun je hierdoor controleren of mappings niet kloppen tussen Pipedrive en HubSpot. Wellicht ben je een veld vergeten in de mapping; je ziet dit hierdoor snel terug in het overzicht.

2. Hierna kom je in het overzicht waar je kunt kiezen welke objecten gemigreerd moeten worden. Het is ook mogelijk om de field mapping te bekijken en aan te passen waar nodig. 

3. Wanneer de gratis sample migratie compleet is kun je de resultaten bekijken. Als bepaalde data niet klopt door de testmigratie, kun je de mapping nog aanpassen en opnieuw een gratis sample laten uitvoeren. Je herhaalt dit proces net zolang tot de data goed en volledig doorkomt. Belangrijke zaken om te controleren, zijn:

• Zijn de waarden van eigenschappen succesvol overgezet?
• Kloppen de associaties tussen contactpersonen, bedrijven en deals?
• Ontbreken er velden met data?
• Worden er geen dubbele eigenschappen aangemaakt?
• Zijn de salespipelines goed overgenomen?
• Zijn de relaties tussen verschillende eigenschappen kloppend?

Zodra je tevreden bent over de testresultaten, start je de volledige migratie. Binnen enkele uren (maar vaak al sneller) is je volledige Pipedrive CRM overgezet naar HubSpot.

Na de migratie

Zodra de data gemigreerd is, ben je gereed om te werken in het HubSpot CRM. Hieronder vind je enkele tips die ik je graag meegeef om zeker te weten dat jouw migratie succesvol is verlopen:

• Start met trainingen in de HubSpot Academy om up and running te zijn met HubSpot
• Overleg met collega's om de salespipeline in HubSpot consistent te gebruiken
• Maak gebruik van workflow-functies om je salesprocessen zoveel mogelijk te automatiseren
• Maak geen gebruik meer van het oudere CRM systeem
• Houd de data tijdelijk in de gaten om te zien of nieuwe data op de juiste plaats neer wordt gezet

Een nieuw CRM systeem beginnen te gebruiken in plaats van een huidige, is een spannende stap. Hierdoor kan het overweldigend zijn om te migreren. Neem daarom voldoende tijd en aandacht wanneer je begint aan een migratie. Zo weet je zeker dat het een succesvolle migratie wordt.

Een laatste advies voordat je aan de slag gaat met een Pipedrive-HubSpot migratie: start met schone data. Zorg dat je alle data verwijderd die niet meer nodig is voordat je migreert. En daar helpen wij je natuurlijk graag bij!

Mocht je willen weten welke migratie voor jouw data mogelijk is? Neem dan contact met ons op.