Zo gebruik je Playbooks in HubSpot!

Wanneer jouw bedrijf groeit, groeit vaak jouw sales team mee. Hierdoor kan je door de vele processen het overzicht kwijt raken en wordt het onnodig lastig gemaakt voor het sales team lastig om hun strategieën uit te voeren. Gelukkig heeft HubSpot daar iets op bedacht, Playbooks! Deze Playbooks kunnen het proces vereenvoudigen en het salesteam navigeren naar een betere strategie.

Wat is een Playbook

Een Playbook is een verzameling van tactieken of methodes waarop een persoon of team vertrouwt om zijn/haar werk te kunnen doen. De HubSpot Playbooks tool is een plek waar je deze methodes of tactieken kan opslaan en ze zo toegankelijk mogelijk kan maken voor het gehele team. Playbooks die je zou kunnen maken zijn:

• Kenmerken en specificaties van producten en diensten;
• Vragen die gesteld kunnen worden bij een verkennend gesprek;
• Prijsrichtlijnen;
• Verschillen tussen jouw bedrijf en jouw concurrenten;
• Onderhandelingstactieken;
• Informatie over klant ondersteuning;
• Antwoorden op veelvoorkomende problemen.

Daarnaast kun je ook jouw Playbooks eenvoudig aanpassen binnen HubSpot. 

Voordelen van Playbooks

Er zijn verschillende voordelen om te starten met het gebruik van Playbooks. Het toepassen van een Playbook zal helpen om een efficiënte manier van werken te creëren.

Training voor nieuwe collega's

Het inwerken van nieuwe collega's kost veel tijd, maar is natuurlijk wel van belang. Één van de beste manieren om dit proces te stroomlijnen, is door nieuwe sales collega's te voorzien van alle middelen die zij nodig hebben om hun werk zo effectief mogelijk te doen.

Zo kun je een Playbook aanmaken voor: 

• Veel voorkomende vragen die prospects stellen
• Bedenkingen van prospects die veel voorkomen
• Hoe je een voorstel opstelt 
• Het identificeren van een upsell mogelijkheid

Daarnaast kunnen nieuwe collega's deze Playbooks op elk moment raadplegen. Dit heeft een positieve invloed heeft op hun leercurve.

Het efficiënt inzetten van tijd

Het kan voorkomen dat een sales representative niet gelijk alle antwoorden klaar heeft staan die een klant zoekt. Dit kost tijd en zorgt ervoor dat je een verkoopkans kunt verliezen. Door middel van Playbooks kunnen sales representatives moeilijkere vragen sneller beantwoorden, wat weer vertrouwen geeft aan de prospect. 

Standaard procedures

Als je verschillende managers binnen een team hebt, is de kans groot dat ze allemaal verschillende manieren van werken hebben. Wellicht bereiken ze wel allemaal hetzelfde doel, maar wordt het een rommeltje als het proces aan iemand anders wordt uitgelegd. Playbooks kan je helpen ervoor te zorgen dat er standaard procedures opgesteld worden. Erg handig voor toekomstige trainingen en stroomlijning binnen het team.

Hoe helpt een Playbook een salesteam?

HubSpot Playbooks kan ingezet worden in verschillende stages in het salesproces. Zo kun je een Playbook specifiek toewijzen aan lead kwalificatie, waarbij alle informatie over hoe leads kunnen worden geïdentificeerd op één plek staat. Of je maakt juist een Playbook aan over hoe een deal het beste een closed won kan krijgen. De nadruk ligt dan op de laatste fase van het sales traject om zo in gesprek te blijven met jouw leads. Het is dus afhankelijk van jouw bedrijf welke Playbooks het beste werken in de praktijk.

Wanneer een sales representative een prospect of lead aan de telefoon heeft kan hij/zij navigeren naar Playbooks in HubSpot. Vervolgens wordt er gekozen welk Playbook op dat moment handig is voor dat gesprek.

Wanneer de juiste Playbook is gekozen krijgt de sales representative het Playbook te zien. Een Playbook kan allerlei dingen bevatten. Denk hierbij aan een tekst, links, afbeeldingen of video's. Het unieke onderdeel van Playbooks zijn de vraag en antwoord vakken. Dit zijn de interactieve elementen waarbij de sales representative een vraag stelt en door middel van de klikbare opties het antwoord kan noteren. Dit bespaart een hoop tijd in het vastleggen!

Nadat het gesprek is afgesloten en gelogd krijg je gelijk in HubSpot te zien wie heeft gebeld, wat er genoteerd is, in welke sales stage ze zich bevinden en een eventuele herinnering. Dit kan uiteraard aangepast worden maar dit ligt er aan hoe jij jouw Playbooks hebt ingesteld.

Zo maak je een Playbook aan

Nu je weet welke voordelen een Playbook met zich meebrengt voor jouw sales team, wordt het tijd om jouw eerste Playbook te maken in HubSpot.

Op het moment dat je een Playbook maakt in HubSpot krijg je een werkbalk te zien met opties voor het opmaken van je tekst en het invoegen van andere elementen. Als je ooit een blogpost hebt geschreven zullen de opties je bekend voorkomen. Dit gedeelte van het maken van een Playbook spreekt dan vrijwel voor zich. Mocht je hier hulp bij nodig hebben kun je altijd contact met ons op nemen. In deze blog duiken we dieper in op hoe je een vraag- en antwoord invulvak maakt. Dit is namelijk een uniek aspect van HubSpot. 

Wanneer je een vraag en antwoord invulvak maakt, zie je een zijbalk die er als volgt uitziet:

Het is hierbij de bedoeling dat je begint met een vraag te bedenken en op te schrijven. Dit wordt de kop voor het vragen vak en moet datgene zijn wat je wilt dat jouw sales team tegen zijn / haar prospects of leads zegt als hij dit Playbook gebruikt.

Zodra je de vraag hebt bedacht en uitgeschreven kun je kiezen uit drie opties om het antwoord te noteren. 

• Open text optie heeft de keuze om alle aantekeningen wat de prospect of lead zegt kwijt te kunnen.
• List of answer options geef de mogelijkheid om het juiste antwoord aan te klikken. Hierdoor hoeft niemand van het sales team mee te schrijven tijdens het gesprek.
• Update a property is handig als je bijvoorbeeld iets wilt aanpassen na een gesprek.

In de eerste twee opties zullen de antwoorden opgeslagen worden op de tijdlijn van het contact. Kies je voor de derde optie wordt het antwoord opgeslagen in een property. 

Wanneer je alles hebt ingevuld kun je het Playbook publiceren. Zo kan iedereen van het sales team bij het Playbook wanneer ze een gesprek voeren.

Wil jij meer weten hoe jij het beste een Playbook aanmaakt voor jouw organisatie? Neem dan contact met ons op!